11. Scope, kwaliteit en op te leveren resultaten

 

Terug – Scope, kwaliteit en op te leveren resultaten – Theorie – Toepassing – Kennistoets

11  Scope, kwaliteit en op te leveren resultaten

Dit hoofdstuk beschrijft hoe de scope, de kwaliteit en de op te leveren resultaten in een project het beste kunnen worden gemanaged.

Theorie Scope, kwaliteit en op te leveren resultaten

In dit hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • Definiëren scope en managen scopewijzigingen;
  • Soorten eisen volgens het MoSCoW-principe;
  • Definiëren van ‘managen van de kwaliteit’.

Toepassing Scope, kwaliteit en op te leveren resultaten

De op te leveren resultaten, de kwaliteit die deze resultaten moeten hebben en de scope van het werk wat moet worden uitgevoerd om deze resultaten op te leveren vormen de kern van de inhoud van het project. Het is essentieel dit bij de start van het project te definiëren en tijdens de uitvoering van hert project te beheersen.

Opdracht 11.1 Definiëren van de scope

Theorieboek: paragraaf 11.3.

Verwerkingsvorm: Groepswerk + bespreking in de klas.

Auteur: Bert Hedeman

Je bent de projectmanager van het in Opdracht 8.1 beschreven project LOGISTIC, de ontwikkeling van een nieuw ICT-systeem voor de logistieke dienst en aanpassing van de logistieke systemen bij het bedrijf Xania.

In het project LOGISTIC van  Xania moet een nieuwe applicatie worden ingericht voor het magazijn. Tevens zal ook het aantal invoerstations worden uitgebreid en een directe koppeling worden gemaakt met het verkoopsysteem. Er zal gebruik worden gemaakt van een nieuwe applicatie van de leverancier Ypsilon. Deze standaardapplicatie moet nog wel worden aangepast aan de specifieke wensen en eisen van Xania. Al met al een grote hoeveelheid werk. Tevens moeten alle bestaande gegevens in het bestaande verkoopsysteem worden omgezet. Omdat er ook nog een heleboel oude klantgegevens in staan, welke niet meer actueel zijn, moet het bestaande bestand eerst worden opgeschoond. Om de nieuwe applicatie met het bestaande verkoopsysteem te laten communiceren moet tevens het bestaande verkoopsysteem worden aangepast. Dat zal meteen met de upgrade van het huidige verkoopsysteem worden meegenomen. Voor de nieuwe invoerstations moeten in de hal van het kantoorgebouw aparte plekken worden gecreëerd. Die kunnen waarschijnlijk in het jaarlijkse onderhoudsproject worden meegenomen.

  1. Identificeer de scope en de afbakening van het project LOGISTIC. Kies daarbij voor een combinatie die het project beheersbaar maakt.
  2. Breid de beschrijving van de scope en de afbakening uit met eigen aspecten, waarvan je als groep zelf niet weet, of die al dan niet tot het project behoren.

Opdracht 11.2 Ontwikkelen kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria

Theorieboek: paragraaf 11.4

Verwerkingsvorm: Groepswerk + bespreking in de klas

Auteur: Bert Hedeman

Als je als medewerker van een bedrijf naar een (externe) opdrachtgever gaat en vraagt naar zijn kwaliteitsverachtingen en acceptatiecriteria zijn, dan krijg je zelden een volledig antwoord. Vaak geeft de opdrachtgever aan, dat jíj de expert bent en dat je zelf het beste kan bepalen waar het product aan moet voldoen. In andere gevallen weet hij zijn wensen en eisen niet nader te specificeren. Veel gehoorde wensen of eisen zijn dat het op te leveren systeem flexibel, gebruikersvriendelijk en  state of the art moet zijn, maar wat dat precies betekent weet de opdrachtgever vaak zelf niet. ‘Gebruikersvriendelijk’ kan verschillende betekenissen hebben: met een goede beschrijving, een Nederlandstalige handleiding, roll down menu’s om de keuzewaarden in te vullen of bijvoorbeeld dat veel gebruikte velden in één overzicht staan of slechts in één of twee keer doorklikken kunnen worden opgeroepen. Zeg het maar.

Het verdient de voorkeur dergelijke gesprekken goed voor te bereiden, zodat je de opdrachtgever voorbeelden kan geven en verschillende keuzes kan bieden. Als dit het geval is, kom jij goed over bij de opdrachtgever, de opdrachtgever wordt niet in een moeilijke positie gebracht en de verantwoordelijkheid van het programma van eisen wordt niet bij jou neergelegd. Een goede voorbereiding is, om eerst met enkele eigen collega’s een interne sessie te houden om zelf een zo groot mogelijk scala van kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria te ontwikkelen, voordat je de eerste keer naar de klant gaat. Laat ieder zijn eigen verwachtingen en criteria opstellen. Groepeer ze per soort en ga dan vervolgens gezamenlijk na of je de verwachtingen en/of de criteria nog kunt uitbreiden. Kijk dan of je per kwaliteitsverwachting meerdere acceptatiecriteria kunt ontwikkelen. Zorg wel dat de ontwikkelde kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria realistisch zijn. Als de opdrachtgever dat ook wil, moet het ook kunnen worden gerealiseerd.

  1. Ontwikkel een voorstel van mogelijke kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria voor de op te leveren producten voor het project LOGISTIC. Gebruik hiervoor ook de uitkomsten van Opdracht 11.1.
  2. Kies een schoolproject of een stage- of afstudeeropdracht. Welke kwaliteitsverwachtingen en acceptatiecriteria golden/gelden voor jullie schoolprojecten, stage- en/of afstudeeropdrachten? Welke verwachtingen en/of criteria kwamen gedurende de uitvoering van het project naar boven? Hoe zijn jullie hiermee omgegaan? Hadden jullie deze voorafgaand aan de uitvoering van het project kunnen achterhalen?

Kennistoets Scope, kwaliteit en op te leveren resultaten

  1. Wat is de relatie tussen het projectresultaat en het organisatieresultaat?
  2. Uit welke drie dimensies bestaat een scope?
  3. Wat is het verschil tussen de scope en de afbakening?
  4. Wat is een programma van eisen?
  5. Waarvoor staat de afkorting MoSCoW?
  6. Wat verstaan we onder de begrippen ‘kwaliteitsverwachting’ en ‘acceptatiecriteria’? Wat is het verband tussen deze twee begrippen?
  7. Wanneer worden volgens Rath, Hoogland, Turner projecten door belanghebbenden als kwalitatief hoogwaardig ervaren?
  8. Uit welke onderdelen bestaat kwaliteitsmanagement?