12. Projectstructuur, tijsplanning en capaciteitstoewijzing

Terug – Projectstructuur, tijdsplanning en capaciteitstoewijzing – Theorie – Toepassing – Kennistoets

12  Projectstructuur, tijdsplanning en capaciteitstoewijzing

In dit hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • Projectstructuren;
  • Productgericht plannen;
  • Afhankelijkhedenschema, doorlooptijd, het kritieke pad;
  • Balkenschema, tijdplanning;
  • Capaciteitsplanning.

Toepassing Projectstructuur, tijdsplanning en capaciteitstoewijzing

Opdracht 12.1 Doorlooptijd, capaciteitstoewijzing en risico

Theorieboek: Hoofdstuk 12, paragraaf 10.6.

Verwerkingsvorm: Groepswerk + bespreking in de groep/klas.

Auteur: Roel Riepma

Om werkpakketten te kunnen realiseren wordt tijd verbruikt en capaciteit ingezet. In deze opgave maak je een:

  • Precedence chart;
  • Capaciteitshistogram;
  • Risico-analyse.

Je leert de begrippen ‘verschuiven’ en ‘extra capaciteitsinzet’ kennen als mogelijke oplossingen voor capaciteitsvraagstukken. Tegelijkertijd leer je nadenken over mogelijke risico’s en gevolgen van dergelijke maatregelen en de wijze waarop je daarover de opdrachtgever en via hem/haar de stuurgroep informeert.

In een project zijn zeven werkpakketten gedefinieerd, waarvan in onderstaande tabel de doorlooptijden en onderlinge afhankelijkheden zijn weergegeven.

Werkpakket Doorlooptijd  in weken Eind/Start relatie
A 6
B 7 A
C 5 A
D 6 B
E 5 C
F 4 D, E
G 2 F

Maak een precedence chart (afhankelijkhedenschema) van dit project en leid daaruit af:

  1. De totale doorlooptijd.
  2. De activiteiten die op het kritieke pad liggen.
  3. In welke week moet werkpakket C beginnen om geen vertraging op te lopen?

Om de werkpakketten te kunnen realiseren, worden twee capaciteitsbronnen ingezet. In onderstaande tabel is de benodigde capaciteit per tijdseenheid weergegeven. De maximale capaciteit van beide bronnen is 4 eenheden per tijdseenheid.

Werkpakket Doorlooptijd in weken Eind/Start relatie Cap X/t Cap Y/t
A 6 4 4
B 7 A 2 2
C 5 A 2 3
D 6 B 3 1
E 5 C 1 1
F 4 D, E 4 4
G 2 F 2 2
  1. Maak voor beide capaciteitsbronnen een capaciteitshistogram en leid daaruit af in welke week en voor welke bron capaciteitsproblemen ontstaan.
  2. Los het capaciteitsprobleem op door de werkzaamheden te verschuiven.
  3. Wat gebeurt er met het kritieke pad door deze verschuiving?

De totale begroting van het project bedraagt € 800.000,00. Te laat opleveren brengt een boeteclausule van 10% met zich mee. De kans op te laat opleveren wordt na het moeten verschuiven van de werkpakketten als gevolg van de capaciteitstekorten geschat op 60%. Door inzet van een extra capaciteit Z kan de doorlooptijd van activiteit F met 1 week verkort worden. Capaciteit Z kost per week € 10.000,00. De kans op te laat opleveren wordt door deze extra inzet geschat op 10%.

  1. Welk advies breng je op basis van bovenstaande gegevens uit aan de stuurgroep van het project? Schrijf dit advies uit en gebruik hierbij een kans/beslisboom.

Opdracht 12.2 Productbreakdown, precedence-chart en Gannt chart, Microsoft Project

Theorieboek: Hoofdstuk 12,  paragraaf 19.6.

Verwerkingsvorm: Groepswerk + bespreking in de klas.

Auteur: Roel Riepma

In deze opdracht doorloop je een volledige planningscyclus rondom een eenvoudig voorbeeld. Wel een voorbeeld waarin alle theorie rondom planning en capaciteitstoewijzing is opgenomen. Het voorbeeld werkt met minuten als planningsbasis. In de praktijk is dit natuurlijk meestal niet zo, maar vergeet niet dat deze techniek ook gebruikt wordt in fabrieken voor het optimaal op elkaar afstemmen van productielijnen. Tayloriaans denken gaat uit van zeer nauwkeurig plannen en alle overbodige handelingen eruit snijden. Timen op minuten maakt daar zeker deel van uit.

De gegevens

“Een hovenier maakt voor twee van zijn medewerkers een planning voor het ordenen van een aangenomen tuin. Hij laat iedere onderscheiden taak door één medewerker uitvoeren. Nadat al het gereedschap is verzameld en gereedgemaakt (30 minuten), kunnen de overtollige bloemen uit de voortuin en de zijtuin worden verwijderd (40 minuten) of kan het gras worden gemaaid (15 minuten). Nadat de overtollige bloemen zijn verwijderd, kunnen de twee tuinen geschoffeld worden en daarna opgeruimd en geharkt. De zijtuin vraagt 30 minuten schoffelwerk en 40 minuten opruim- en harkwerk. De voortuin vraag 45 minuten schoffelwerk en 60 minuten opruim- en harkwerk.

Na het maaien van het gras worden de grasranden (10 minuten) bijgewerkt en het gras opgeruimd (5 minuten).

Nadat al het werk gedaan is, worden de paden geveegd (20 minuten) en het gereedschap wordt opgeruimd (15 minuten).”

Vragen

  1. Maak de Product Breakdown Structure.
  2. Lees paragraaf 19.6 uit het leerboek: Wat is de relatie tussen product breakdown en werkpakket? Geef een concreet voorbeeld.
  3. Maak het netwerkdiagram ofwel de precedence chart.
  4. Bereken het kritieke pad.
  5. Hoe lang is de doorlooptijd, indien één medewerker alle werkzaamheden uitvoert?
  6. Zet de planning uit in de tijd (Gannt chart) en geef per vijftien minuten aan hoe de capaciteitsbezetting is. Wat betekent de restrictie dat slechts één tuinman op één activiteit gezet kan worden voor de tweede tuinman?
  7. De hovenier krijgt een telefoontje of hij op dezelfde ochtend een groot gazon kan komen maaien en de grasranden bij kan werken. In zijn totaliteit kost deze klus, inclusief reistijd van de ene tuin naar de andere, 85 minuten. De andere tuinman begint door deze extra opdracht 15 minuten later aan het werk. Welke invloed heeft de aanname van dit project voor de doorlooptijd van het eerste project?
  8. Zelfde telefoontje als hiervoor, echter nu kost de extra klus 110 minuten. Welke invloed heeft dit op de doorlooptijd van het project, indien er geen extra maatregelen worden genomen?
  9. De tuinmannen hebben een uurtarief van € 40,00 per uur. Het gebruik van de motormaaier kost € 15,00 per uur. Voor afschrijving op het gereedschap en zijn eigen loon rekent de hovenier een opslag van 35%. Hoe hoog is de projectbegroting?
  10. Plenair uitwisselen van ieders resultaten.
  11. Hoe zou jij je stage/opdracht geordend hebben, indien je de hiervoor genoemde technieken destijds al kende?

Microsoft Project

Download het bestand Microsoft Project Tuinvoorbeeld via deze link.

  1. Beredeneer voor jezelf de verschillende functies van Microsoft Project (dia 1).
  2. Bedenk minimaal tien rapporten die Microsoft Project oplevert, nadat je een planning hebt gemaakt (dia 2).
  3. Hoe is de breakdown in Microsoft Project zichtbaar gemaakt (dia 3)?
  4. Waarvoor is de informatie van de verschillende in te zetten capaciteiten belangrijk (dia 4)?
  5. Wat betekent het begrip ‘basislijn’ in de begroting van het project (dia 5)?

Dit hoofdstuk vormt het klassieke hart van projectmanagement. Er worden technieken in besproken die zichtbaar maken WAT er gerealiseerd gaat worden; IN WELKE LOGISCHE VOLGORDE en WANNEER de onderdelen van het projectresultaat gerealiseerd gaan worden en WELKE CAPACITEIT wordt ingezet om het projectresultaat te realiseren.

Kennistoets Projectstructuur, tijdsplanning en capaciteitsmanagement

  1. Uit welke stappen bestaat het productgericht plannen volgens de PRINCE2 methode? Geef bij iedere stap een korte toelichting.
  2. Waaruit bestaat een productbeschrijving?
  3. Wat wordt met behulp van de techniek “swim lanes” zichtbaar gemaakt?
  4. Wat is het verschil tussen een Work Breakdown Structuren een Product Breakdown Structure? Gebruik in ieder geval bij de uitleg het woord werkpakket.
  5. Wat is een precedence chart? Uit welke elementen bestaat deze?
  6. Op welke manieren kun je het kritieke pad definiëren?
  7. Beoordeel de uitspraak: “Een activiteit met speling wordt kritiek indien deze later begint dan de vroegste starttijd”
  8. Op welke manieren kan de doorlooptijd van een project ingekort worden?
  9. Beoordeel de uitspraak: “Een balkenschema of gannt chart is een weergave van het project in de kalendertijd”
  10. Hoe kun je de benodigde capaciteit zo nauwkeurig mogelijk schatten?
  11. Hoe bereken je de benodigde capaciteit per tijdseenheid?
  12. Welke maatregelen kun je treffen, indien de benodigde tijd per tijdseenheid groter is dan de beschikbare capaciteit per tijdseenheid? Wanneer loopt het project, ondanks genomen maatregelen, als nog uit?