13. Financiële beheersing van projecten

Terug – Financiële beheersing van projecten – Theorie – Toepassing – Kennistoets

13  Financiële beheersing van projecten

Dit hoofdstuk beschrijft hoe de scope, de kwaliteit en de op te leveren resultaten in een project het beste kunnen worden gemanaged.

Theorie Financiële beheersing van projecten

In dit hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • Het proces van schatten, begroten, budgetteren, bewaken en evalueren;
  • Verschillende onzekerheidstoeslagen;
  • Bewaken volgens de Variance-methode.

Toepassing Financiële beheersing van projecten

De financiële beheersing van het project begint al met een goede inschatting van de kosten bij de beoordeling van het bedrijfs- of programmamanagement om het project al dan niet te initiëren. Initiële inschattingen lijken vaak wel in beton gegoten. Van een slechte start blijf je vrijwel altijd gedurende het gehele project last houden.

In de voorbereiding wordt de initiële raming aangescherpt. In de projectdefinitiefase wordt het projectbudget definitief vastgesteld. In de uitvoering moet het budget worden bewaakt en de uitgaven worden beheerst.

Opdracht 13.1 Definiëren van het budget inclusief onzekerheidstoeslagen

Theorieboek: paragraaf 13.5.

Verwerkingsvorm: Individueel + bespreking in de klas.

Auteur: Bert Hedeman

Je bent de projectmanager van het in Opdracht 8.1 beschreven project LOGISTIC, de ontwikkeling van een nieuw ICT-systeem voor de logistieke dienst en aanpassing van de logistieke systemen bij het bedrijf Xania.

Het totale budget voor het project LOGISTIC is € 200.000,-. Binnen dat bedrag <<??>> is € 60.000,- gereserveerd voor de nieuwe softwareapplicatie, € 100.000,- voor totaal 3 nieuwe verwerkingsstations en € 20.000,- voor een koppeling met het verkoopsysteem.  Verder is € 10.000,- meegenomen voor mogelijk noodzakelijke additionele aanpassingen. Volgende maand komt de leverancier met een nieuwe release. Het gereserveerde budget voor de verwerkingstations is zo hoog omdat nog niet zeker is of er constructieve maatregelen moeten worden genomen of niet. Als het alleen bouwkundige aanpassingen zijn, dan zijn de kosten waarschijnlijk zo’n € 20.000,- lager.

<<??? Klopt dit wel met deze bedragen meer dan 200 000!!>> In het budget voor de koppeling met het verkoopsysteem is € 10.000,- meegenomen om zo nodig het bestaande databestand om  te zetten in een nieuwe database. Het is nog niet zeker of de nieuwe applicatie de gegevens van het bestaande verkoopsysteem vanaf de bestaande database kan inlezen. Voor eventuele wijzigingen door de gebruikers is € 10.000,- gereserveerd. Voor onvoorzien en voor managementreserve is tweemaal € 5.000,- voorzien.

  • Definieer het budget met de verschillende onzekerheidstoeslagen voor het project LOGISTIC.

Opdracht 13.2 Opstellen budgetbewaking

Theorieboek: paragraaf 13.6

Verwerkingsvorm: Groepswerk + bespreking in de klas

Auteur: Bert Hedeman

Je bent de projectmanager van het in Opdracht 8.1 beschreven project LOGISTIC, de ontwikkeling van een nieuw ICT-systeem voor de logistieke dienst en aanpassing van de logistieke systemen bij het bedrijf Xania. <Is dit vervolg op opdr 13.1??>>

De ontwerpfase is vorige maand afgerond. € 5.000 extra kosten moesten worden meegenomen voor aanpassingen i.v.m. de nieuwe release. € 10.000,- extra moest worden meegenomen voor constructieve voorzieningen. Het was toen echter nog niet duidelijk of de nieuwe applicatie de gegevens van verkoop vanaf de bestaande database kan inlezen. Vorige week is pas duidelijk geworden dat dit met een kleine aanpassing wel mogelijk is. Een RFC van € 2.000,- is juist goedgekeurd. Verder zijn enkele kleine wijzigingsverzoeken van de gebruikers goedgekeurd voor de softwareapplicatie voor een totaal van € 2.500,-.

De leverancier Ypsilon heeft conform offerte de opdracht gekregen voor het leveren en aanpassen van de applicatie  voor een totaal van € 45.000,- . Het pakket ad € 15.000,- is al geleverd en een derde van zijn aanpassingen zijn reeds doorgevoerd. De aanpassingen i.v.m. de nieuwe release zijn nog niet opgedragen. Van de overige werkzaamheden onder deze budgetpost is al € 2.000,- besteed. Naar verwachting zijn nog € 4.000,- nodig.

Voor de verwerkingsstations is het ontwerp € 2.000,- duurder uitgevallen dan eerder begroot. Hiervoor is een overeenkomstig bedrag aan managementreserve vrijgevallen. De offertes die juist zijn ontvangen voor de uiteindelijke verbouwing zijn € 6.000,- hoger dan in het oorspronkelijke budget zijn voorzien. Voor het realiseren van de verbinding met het verkoopsysteem is tot nu toe € 1.500,- besteed. Dit onderdeel loopt vooralsnog volgens begroting.

  • Stel een budgetbewaking en voortgangsrapportage op volgens de Variance-methode voor het project LOGISTIC. Gebruik hierbij ook de informatie uit opdracht 13.1

Kennistoets financiële beheersing van projecten

  1. Beoordeel de uitspraak: “Naarmate het project vordert, krijgen we meer invloed op de investeringen.”
  2. Wat is het verschil tussen een begroting en een budget?
  3. Wat zijn kosten?
  4. Wat is het verschil tussen directe en indirecte kosten?
  5. Wat is de reden dat in toegekende budgetten marges opgenomen worden?
  6. Leg met een voorbeeld uit hoe de Variance-methode werkt.
  7. Wat is het verschil en tevens de relatie tussen de projectadministratie en de bedrijfsadministratie binnen een bedrijf?
  8. Wat betekent het begrip ‘kostenbewust ontwerpen’?