14. Communicatie

 

Terug – Communicatie – Theorie – Toepassing – Kennistoets

14 Communicatie

In alle fasen van het project is communicatie essentieel. Als belanghebbenden elkaar niet goed begrijpen, ontstaat er verwarring en vaak ontstaan er ook conflicten. Leren goed te communiceren is derhalve belangrijk voor iedere projectmanager.

Theorie Communicatie

In dit hoofdstuk wordt aandacht gegeven aan:

  • Een algemeen communicatiemodel;
  • De axioma’s van Watzlawick;
  • Verschillende niveaus van communicatie;
  • Criteria voor goede communicatie;
  • Communicatievormen en -kanalen;
  • Het communicatieplan;
  • De structuur van communicatie;
  • Het gesprek;
  • De vergadering.

Toepassing theorie Communicatie

Opdracht 14.1 Open vragen stellen

Theorieboek: paragrafen 14.2 en 14.6.

Verwerkingsvorm: Workshop open vragen stellen.

Auteur: Roel Riepma

  1. Open het vragenschema onder deze link: Open vragen stellen.
  2. Ga in groepjes van twee uiteen.
  3. De één vertelt de ander een verhaal. Het liefst een verhaal waar je mee puzzelt.
  4. De ander luistert LETTERLIJK naar de woorden van de ander. Woorden die je opvallen plaats je in de kolommen: zelfstandige naamwoorden, werkwoorden, oordelen, algemene waarheden en vergelijkingen.
  5. Nadat de ander uitgesproken is, stel je hem/haar een aantal vragen over de woorden die je hebt opgeschreven. Je gebruikt daarbij het geopende vragen schema.
    1. Wat bedoel je met ….<zelfstandig naamwoord> ….
    2. Hoe precies ….<werkwoord> …?
    3. Wat zou er precies gebeuren als ….<oordeel> …. toch zou plaatsvinden?
    4. Herhalen van de zin, waarin de algemeenheid voorkomt + de open vraag. “Dit geldt voor “alle” situaties” …. “alle?”
    5. Herhalen van de zin waarin de vergelijking voorkomt + de open vraag. “De is voor mij veel te lastig” …. “Te lastig? Vergeleken waarmee?”
  6. Bespreek na wat de antwoorden op de gestelde vragen aan extra informatie hebben opgeleverd.
  7. Bespreek na in hoeverre jij als luisteraar je in moest houden om je eigen mening te verkondigen.

Opdracht 14.2 Communicatieniveaus

Theorieboek: paragrafen 14.2 en 14.6.

Verwerkingsvorm: Feedback geven.

Auteur: Roel Riepma

  1. Bedenk een situatie waarin jij iemand uit deze groep feedback wilde geven.
  2. Lees de kernpunten die in een feedback boodschap voor moeten komen.
  3. Formuleer nu de boodschap en besteed aandacht aan:
    1. de inhoud van de boodschap
    2. de expressie die je erin wilt leggen
    3. de relatie naar de ander
    4. het appèl wat je op de ander wilt doen
  4. Verwoord deze boodschap naar de ander.
  5. De ander stelt jou open vragen, zonder persoonlijk te reageren.
  6. Jij preciseert je boodschap.
  7. De ander bedankt je en geeft aan wat hij/zij van jou begrepen heeft.

Opdracht 14.3 Communicatieplan

Theorieboek: paragrafen 14.3 en 14.4.

Verwerkingsvorm: Feedback geven.

Auteur: Roel Riepma

  1. Ga terug naar een opdracht die je hebt uitgevoerd voor de school, de stage of een bedrijf.
  2. Maak rondom deze situatie een mindmap van belanghebbenden en hun belangen. Zie ook Casus Wunae: projectvoorbereiding.
  3. Maak voor deze belanghebbenden een communicatieplan. Besteed aandacht aan:
    1. waarom iedere belanghebbenden geïnformeerd moet worden
    2. waarover iedere belanghebbende geïnformeerd moet worden
    3. via welke communicatievormen iedere belanghebbende geïnformeerd wordt
    4. welke communicatiekanalen daarbij worden ingezet?
    5. in welke frequentie de belanghebbenden geïnformeerd worden

Opdracht 14.4 Communicatiestructuur

Theorieboek: paragraaf 14.5.

Verwerkingsvorm: Zoekopdracht – Het wiel van de ander gebruiken.

Auteur: Roel Riepma

  1. Volg de link naar de website van de Best Practice User Group. Je vindt onder deze link de templates die je kunt gebruiken indien je de methode PRINCE2 toepast bij de structurering van je projcten.
  2. Klik op de concrete producten die je kunt gebruiken om je project te structuren.
  3. Kies voor het product ‘PID’ (projectinitiatiedocument ofwel het projectplan) of het product ‘Werkpakket’ of ….
  4. Bekijk de elementen waaruit het product PID is opgebouwd.
  5. Welke elementen zouden handig geweest zijn bij de structurering van de aanpak van je stage-opdracht?
  6. Wat vind je ervan om de structuur van projectdocumenten op deze manier aangereikt te krijgen? Zie je voordelen? Hoe kun je die optimaal benutten? Zie je nadelen? Hoe kun je die voorkomen?

Kennistoets Communicatie

  1. Wat is communicatie?
  2. Hoe luiden de axioma’s van Watzlawick? Geef bij ieder axioma een goed voorbeeld.
  3. Welke communicatieniveaus onderscheidt Thun?
  4. Uit welke onderdelen bestaat een communicatieplan?
  5. Waaraan moet je denken bij het spreken zelf? Welke elementen zijn daarin belangrijk?
  6. Waarvoor staat de afkorting LSD?
  7. Wat is het verschil tussen een feedback gesprek en een slechtnieuwsgesprek? Wat betekent dit voor de opbouw van beide gesprekken?
  8. Wat is een vergadering? Welke soorten vergaderingen ken je?
  9. Welke rollen worden tijdens vergaderingen vervuld?
  10. Hoe bouw je een agenda op?
  11. Wat leg je vast van een vergadering?