17. Informatie en documentatie

Terug –  Informatie en documentatie – Theorie – Toepassing – Kennistoets

17  Informatie en documentatie

Dit hoofdstuk beschrijft hoe informatie en documentatie in het project het best kan worden beheerst.

Theorie Informatie en documentatie

In dit hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • Informatiebeheer en informatieopslag;
  • Projectdocumentstructuur;
  • Informatie-organisatiematrix.

Toepassing Informatie en documentatie

Er is veel verschillende informatie nodig om een project uit te voeren: wat moet worden opgeleverd, waar moeten de op te leveren producten aan voldoen, hoe gaan we om met alle issues die tijdens het project optreden, hoe informeren we alle belanghebbenden, etc. etc. Het beheersen van al die informatie en documentatie is daarom een wezenlijk onderdeel van het beheersen van het project als geheel.

Opdracht 17.1 Indeling projectdossierstructuur

Theorieboek: paragraaf 17.6.

Verwerkingsvorm: Individueel + bespreking in de klas.

Auteur: Bert Hedeman

Een projectmanager heeft naar eigen inzicht het projectdossier als volgt ingericht:

  • Projectdossier: risicologboek, issuelogboek, kwaliteitslogboek
  • Projectvoorbereidingsfase: projectmandaat, projectvoorstel, plan projectdefinitiefase, verslagen stuurgroepvergaderingen
  • Projectdefinitiefase: programma van eisen, projectplan, business case, verslagen stuurgroepvergaderingen
  • Voor iedere uitvoeringsfase: faseplan, verslagen van het projectteam- en stuurgroepvergaderingen,  specialistische producten, ontvangen en verzonden correspondentie.
  • Financiële rapportage: wekelijkse statusrapportages.

Omdat deze projectmanager eigenlijk niet weet of dit de meest handige wijze is, vraagt hij jou om je mening over deze opzet.

  1. Welke verbeteringen in het projectdossier zou je adviseren? Licht je antwoord toe.

Kennistoets informatie en documentatie

  1. Wat is het verschil tussen ‘gegeven’ en ‘informatie’?
  2. Wat zijn de basisfuncties van informatiebeheer?
  3. Wat is achtereenvolgens de inhoudelijke betekenis van: een informatieplan, een informatie- en documentatiesysteem en informatieprocedures?
  4. In welk archief kan “beheerst terugvindbare informatie” het best worden opgeslagen? Wie beslist wat “beheerst terugvindbare informatie” is?
  5. Uit welke onderdelen bestaat het projectmanagementdossier? Geef per onderdeel een korte toelichting.
  6. Wat is een specialistendosier?
  7. Wat is de inhoud en de functie van een informatie-organisatiematrix?