19. Beheersing en rapportage

 

Terug –  Beheersing en rapportage – Theorie – Toepassing – Kennistoets

19. Beheersing en rapportage

Tijdens de uitvoering van projecten is het bijhouden van de voortgang op de terreinen kwaliteit, geld en tijd essentieel. Een projectmanager weet hoe zijn project er voor staat en informeert de verschillende belanghebbenden tijdig.

Theorie Beheersing en rapportage

In dit hoofdstuk is aandacht gegeven aan:

  • Verschillende vormen van beheersing, zoals de beheerscirkel, management by objectives, management by exception, time-boxing;
  • Manieren waarop je de uitvoering van projecten kunt beheersen, zoals de autorisatie van werkpakketten, rapportage op hoofdpunten en behandeling van issues en risico’s. Ook de verschillende instrumenten die je kunt inzetten worden uitgelegd, zoals werkpakket beschrijvingen, werken met toleranties, voortgangsrapportages, risico-logboeken, etc.;
  • In de laatste paragraaf wordt de Earned-value methode uitgelegd. Dit is een methode waarmee de voortgang van het project op de beheerfactoren tijd en geld bijgehouden kan worden.

Toepassing Beheersing en rapportage

Beheersing en rapportage zijn basisverantwoordelijkheden van de projectmanager, niet alleen tijdens de uitvoering maar ook al tijdens de projectdefinitiefase. Belangrijk is dat de beheer-sing en rapportage worden afgestemd op de complexiteit van het project en de omgeving, de mogelijke kansen en risico’s, het belang voor de organisatie en de ‘exposure’ van het project naar derden.

Opdracht 19.1 Earned Value Analyse (1)

Theorieboek: paragraaf 19.4, 19.9

Verwerkingsvorm: Individueel + bespreking in de klas

Auteur: Bert Hedeman

De onderstaande tabel bevat de urenstatus van het project LOGISTIC van afgelopen maand.

Activiteit Budget Gepland t/m nu Besteed % gereed
A 80 56 72 80
B 110 55 90 60
C 90 27 10 20
D 120 24 15 10
E 20 5 0 0
Totalen

Beantwoord n.a.v. deze informatie de volgende vragen:

  1. Wat is de Cost Variance van activiteit A?
  2. Wat zijn de geschatte manuren nog te gaan voor activiteit B?
  3. Wat is de Schedule Variance voor activiteit C?
  4. Wat is de Schedule Performance Index voor activiteit D?
  5. Wat is de Earned Value van het project op dit moment?
  6. Wat is het overall % complete?
  7. Wat is de CV en de CPI van het gehele project?
  8. Wat is de SV en de SPI van het gehele project?
  9. Binnen het project LOGISTIC wordt gewerkt op basis van management by exception. Dient de projectmanager op basis van de bovenstaande maandrapportage al te escaleren naar de stuurgroep?

Opdracht 19.2: Earned Value analyse (2)

Theorieboek: Paragraaf 19.6 en 19.9.

Verwerkingsvorm: Groepswerk gevolgd door plenair onderwijsleergesprek.

Auteur: Roel Riepma

Gegeven is de onderstaande tabel uit de planning en het budget voor project X. Het project bestaat uit twee werkpakketten, die beiden in één jaar gerealiseerd moeten worden.

Basisinformatie uit planning en registratie Project X
Maand Budgeted costs of work scheduled (BCWS) of planned value (PV) Budgeted Costs of Work Performed (BCWP) of Earned Value (EV) Actual Costs of Work Performed of Actual Costs (AC)
Planning, Realisatie en Kosten werkpakket A
Periode 1 31/01 1400 1.350 1.500
Periode 2 28/02 2800 2.600 2.950
Periode 3 31/03 4200 3.800 4.450
Periode 4 30/04 5600 5.400 5.800
Periode 5 31/05 7000 6.300 6.900
Periode 6 30/06 8400
Periode 7 31/07 9600
Periode 8 31/08 11000
Periode 9 30/09 12400
Periode 10 31/10 13800
Periode 11 30/11 15200
Periode 12 = Time at Completion (TAC werkpakket A)            31/12 16.600 = Budget at completion  werkpakket A)
Planning, Realisatie en Kosten werkpakket B Werkpakket B kan pas beginnen NADAT het gebudgetteerde werk van A tot en met 31/05 (periode 5) af is!
Periode 6 30/06 1.500
Periode 7 31/07 3.000
Periode 8 31/08 4.500
Periode 9 30/09 6.000
Periode 10 31/10 7.500
Periode 11 30/11 9.000
Periode 12 = Time at Completion (TAC – werkpakket B)        31/12 10.500 = Budget at completion  werkpakket B
Totaalbudget en geplande eindtijd project X
Periode 12 = Time at Completion (ProjectX)                      31/12 27.100 = Budget at completion  project X
  1. Uit welke onderdelen bestaat de structuur van een werkpakket? Geef een toelichting op het belang van ieder onderdeel voor de beheersing van het project.
  2. Bereken de Cost Perfomance Index van werkpakket A tot en met 31/05.
  3. Bereken de Estimated Costs at Completion voor werkpakket A. Ga er vanuit dat de rest van dit werkpakket conform de Cost Prestatie Indicator van periode 5 wordt uitgevoerd.
  4. Bereken de Estimated Costs at Completion voor project X. Ga er vanuit dat het project na periode 5 conform vooraf gebudgetteerde kosten wordt uitgevoerd.
  5. Op welk tijdstip kan werkpakket B beginnen, gezien de vertraging die is opgelopen met werkpakket A?
  6. Omschrijf het belang van de Earned-value methode voor de communicatie met de opdrachtgever/stuurgroep en de gebruikersgroepen.

Opdracht 19.3 Rapportage

Theorieboek: paragraaf 19.8

Verwerkingsvorm: Individueel + bespreking in de klas

Auteur: Bert Hedeman

Iedere maandag moeten de eigen medewerkers hun uren opgeven. Donderdags zijn voor de verschillende managers de overzichten beschikbaar van de geboekte uren. Iedere dinsdag is een projectteamvergadering. De leverancier rapporteert iedere woensdag. De maandelijkse rapportage met de uren en de kosten zijn altijd op de 10e werkdag van de maand beschikbaar.  De stuurgroepvergadering is altijd de 2e maandag van de maand.

  • Het hiervoor beschreven rapportageschema leidt tot veel frustratie. Welke verbeteringsvoorstellen adviseer je?

Kennistoets Beheersing en rapportage

  1. Uit welke stappen bestaat de beheerscirkel?
  2. Wat is het verschil tussen management by objectives en management by exception?
  3. Wat is time-boxing?
  4. Op welke wijze kan de projectmanager volgens de Prince2-methode de uitvoering van een project beheersen?
  5. Op welke wijze kan de projectmanager volgens de Prince2-methode de productoplevering managen?
  6. Geef een definitie van en toelichting bij de begrippen die als beheersinstrument ingezet kunnen worden:
    1. tolerantie
    2. plannen
    3. productbeschrijving
    4. werkpakket
    5. kwaliteitslogboek en -beoordeling
    6. issuelogboek en wijzigingsbeheer
    7. configuratiemanagement
    8. risicologboek
    9. voortgangsrapport
    10. hoofdpuntenrapport
    11. fase- en eindrapport
    12. afwijkingsrapport
    13. dagelijks logboek
    14. leerpuntenlogboek
  7. Wat is een earned value analyse
  8. Wat wordt verstaan onder de begrippen:
    1. Planned Value of Budgetted Costs of Work Scheduled
    2. Earned Value of Budgetted Costs of Work Performed
    3. Actual Costs of Actual Costst of Work Performed
    4. Budget At Completion
    5. Time At Completion
    6. Schedule Variance
    7. Cost Variance
    8. Schedule Performande Index
    9. Cost Performance Index
    10. Estimated Costs at Completion
    11. Estimated Time at Completion
    12. Variance at Completion
    13. Costs to Complete
  9. Beschrijf een aantal manieren voor het berekenen van de Estimated Costs at Completion en geef aan waarom dit van belang is voor het rapporteren over de voortgang van het project