Inleiding op projectmatig werken en de opbouw van het boek

Inleiding

In de inleiding van het theorieboek is uiteraard de structuur van het boek opgenomen. Ook wordt een uitgebreide oriëntatie gegeven op wat projecten zijn en worden ideeën gegeven hoe het boek gebruikt kan worden binnen het hoger onderwijs en voor de bestudering voor het examen IPMA-D van IPMA-Nederland/CITO. De inhoud van het Theorieboek en deze website zijn afgestemd op de eindtermen voor het IPMA-D examen die vanaf augustus 2011 van kracht zijn.

Theorie inleiding

De volgende theorie komt in de inleiding aan de orde:

  • Wat zijn  projecten?
  • Waarom wordt er in organisaties gewerkt met projecten?
  • De resultaten van projecten, zoals het projectresultaat, de organisatieresultaten voor de staande organisatie, het bedrijfsresultaat van organisaties die aan het project een bijdrage leveren en de omgevingsresultaten.
  • Wanneer is een project een project?
  • Het verschil tussen Ad-hoc werken, Projectmatig werken en Routinematig werken.
  • Basisprincipes van projectmatig werken, bijvoorbeeld: eerst denken, dan doen en bewust faseren en kiezen.
  • Een schema van de hoofdfasering van projecten en daarin opgenomen de inhoud van het boek.
  • Toepassing van het boek voor leersituaties in het hoger onderwijs en voor degenen die zich willen voorbereiden op het IPMA-D examen.

Toepassing theorie inleiding

De theorie kun je gebruiken om diverse vragen te beantwoorden. Vragen waar je tegen aanloopt bij het goed afronden van onderwijsprojecten, stage- en/of afstudeerprojecten en/of andere complexe praktijkopdrachten. De opdrachten hieronder ondersteunen jou bij het concreet toepassen van de theorie in de praktijk.

Opdracht I.1  Hoe weet ik of mijn opdracht een project is of geschikt is om projectmatig werkend uit te voeren?

Theorieboek: paragrafen I.2, I.3 en I.5.

Verwerkingsvorm: Individuele reflectie en/of groepsgewijze bespreking.

Auteur: Roel Riepma

Neem een concreet onderwijsproject, stageproject of afstudeerproject in je gedachten en beantwoord de volgende vragen:

  1. Is er door degene die jou de opdracht heeft gegeven een concreet resultaat gedefinieerd? Of: heb je met de persoon die jou opdracht heeft gegeven een gesprek gevoerd over een concreet te realiseren resultaat?
  2. Heb je zelf of met je opdrachtgever nagedacht over mensen die je meehelpen om dit resultaat te realiseren? Zijn deze mensen – het kunnen collega-studenten zijn, maar ook mensen uit het bedrijf – in een tijdelijke organisatie opgenomen?
  3. Heb je of ga je een geheel van samenhangende activiteiten uitvoeren om tot het resultaat te komen?
  4. Zijn er condities gesteld aan de uitvoering, bijvoorbeeld qua tijd, kwaliteit en kosten?
  5. Indien je voorgaande vragen steeds met JA beantwoord, dan heb je te maken met een project. Concretiseer nu voor jezelf dit project door je bij iedere beantwoording met ‘JA’ af te vragen: Wie dan? of Waarover dan? of Welke dan?
  6. Vind jij dat de keuze voor het projectmatig laten uitvoeren van de opdracht een terechte keus is? Gebruik bij de beantwoording paragraaf I.3, Waarom werken met projecten? als basis.
  7. Voer een check uit op basis van paragraaf I.5 Noodzakelijke voorwaarden bij projecten. Voldoet jouw project aan deze voorwaarden? Aan welke voorwaarden is niet voldaan? Hoe kun je ervoor zorgen dat alsnog wordt voldaan aan deze voorwaarden?

Opdracht I.2  Welke resultaten levert mijn project eigenlijk op?

Theorieboek: paragraaf I.4.

Verwerkingsvorm: Individuele reflectie en/of groepsgewijze bespreking.

Auteur: Roel Riepma

Nadenken over de resultaten van jouw project betekent dat je nadenkt over het projectresultaat zelf (wat ga ik met mijn team maken?!) en de resultaten voor staande organisaties die direct of indirect door het projectresultaat geraakt worden. Hoe duidelijker de antwoorden op de volgende vragen zijn, hoe scherper jij de communicatie over de waarde en betekenis van jouw project kunt voeren. Succes met dit denkwerk! Neem als basis voor dit denkwerk een uitgevoerde of uit te voeren onderwijsproject, complexe opdracht, stageopdracht of afstudeeropdracht in gedachten.

Zie voor een verdere verdieping ook de opdrachten bij Hoofdstuk 6 Belanghebbenden en projectsucces.

  1. Wat ga jij precies maken, creëren, scheppen?
  2. Wat is de directe toegevoegde waarde van dit projectresultaat voor de mensen die het projectresultaat gaan gebruiken?
  3. Welke indirect betrokken groepen en ook maatschappelijke groepen worden door het projectresultaat beïnvloed?
  4. Wat is de waarde en betekenis van dit werk voor de staande organisatie van jouw opdrachtgever? Voelt jouw opdrachtgever zich hiervoor verantwoordelijk?
  5. Welke waarde hechten de teamleden met wie jij het projectresultaat gaat maken aan dit resultaat? Waarom hebben zij er zin in om mee te doen?
  6. Zijn er externe staande organisaties betrokken bij het leveren van diensten en producten, zodat het projectresultaat tot stand kan komen? Wat is hun belang?

Voor extra verdieping zie het artikel Meester in projectleiderschap dat je via deze link kunt downloaden.

Opdracht I.3  Denk en werk ik projectmatig?

Theorieboek: paragraaf I.6.

Verwerkingsvorm: Groespdiscussie.

Auteur: Roel Riepma

  1. Je zit achter je computer en ziet rechts onderin je scherm een mail voorbij komen. Je bedenkt je geen seconde, klikt op het mailbericht, voelt je geraakt en onderneemt direct actie op dit bericht. Herken je dit gedrag? Onder welke noemer past dit gedrag het best: Adhoc-werken, Projectmatig werken of Routinematig werken? Leg uit wanneer dit gedrag goed past bij Projectmatig werken!
  2. Je zit met een team bij elkaar om tot een goede aanpak voor een onderwijsproject te komen. Je voert een open discussie over de inhoud van de opdracht en verheldert wat van jullie verwacht wordt. Het beoogde eindresultaat deel je op in goed afgebakende deelresultaten. Daarna verdelen jullie in het team de taken. Onder welke noemer past dit gedrag het best: Ad-hoc werken, Projectmatig werken of Routinematig werken? Indien je kiest voor projectmatig werken, welke principes van projectmatig werken liggen in het gedrag opgesloten?
  3. Nu de taken zijn verdeeld, besluit het team om over vier weken bijeen te komen en de verschillende deel resultaten bijeen te voegen tot één product. Welk gevaar schuilt in deze aanpak? Welke basisprincipes van projectmatig werken verdienen meer aandacht?
  4. Je maakt voor de komende studieperiode een planning voor leeswerk, maakwerk en tentamenvoorbereiding. Je richt je agenda daarop in. Onder welke noemer past dit gedrag het best: Adhoc-werken, Projectmatig werken of Routinematig werken?

Kennistoets inleiding

Kennistoets

Bij de bovenstaande toepassingsvragen werd je, als het goed is, aan het nadenken gezet over de aanpak van jou/jullie project. De kennistoets is bedoeld om voor jezelf zeker te stellen dat je de begrippen kent ofwel de kennis over projectmanagement paraat hebt en kunt reproduceren. Als dat niet zo is, is dat geen ramp, want dan pak je het leerboek van de plank, zoekt in de index naar het begrip en leest de theorie er weer even op na.

  1. Hoe luidt de definitie van het begrip ‘project’?
  2. Wat wordt verstaan onder de begrippen ‘projectresultaat’, ‘organisatieresultaat’ (ook wel ‘projectdoel’ in ruime zin genoemd), ‘bedrijfsresultaat’ en ‘omgevingsresultaat’? Bedenk bij ieder begrip een een eigen voorbeeld.
  3. Wanneer bestaat een project? Aan welke voorwaarden moet voldaan zijn?
  4. Geef een voorbeeld en de voordelen van: improviserend werken, projectmatig werken en routinematig werken?
  5. Benoem de vier basisprincipes onder projectmatig werken, zoals deze in het Theorieboek zijn uitgewerkt en geef een korte toelichting bij deze vier principes.
  6. Uit welke vijf hoofdfasen bestaat het Theorieboek? Welke fasen zijn onlosmakelijk met het project verbonden, maar behoren niet tot het project zelf? Geef een korte toelichting bij deze drie fasen! Wat zijn de twee hoofdfasen van ieder project? Geef ook een korte toelichting bij deze twee fasen.