7. Projectstart en projectfasering

 

Terug – Projectstart en projectfasering – Theorie – Toepassing – Kennistoets

7. Projectstart en projectfasering

Dit hoofdstuk beschrijft de opstart van een project vanaf het projectmandaat tot en met de beslissing met de uitvoering van het project te starten. Tevens beschrijft dit hoofdstuk hoe de uitvoering van het project het beste kan worden gefaseerd.

Theorie Projectstart en projectfasering

In dit hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • De uit te voeren activiteiten in de projectvoorbereiding- en de projectdefinitiefase;
  • De project-start-up workshop en de kick-off vergadering;
  • De verschillende toe te passen faseringen.

Toepassing Projectstart en projectfasering

Een goede projectstart en een goede fasering zijn voor ieder project essentieel. Voor ieder project moet vóór de uitvoering van het project duidelijk zijn wat het project inhoudt en hoe moet worden uitgevoerd. Tevens moet worden zeker gesteld dat na uitwerking van de project-opdracht het nog steeds verstandig is om het project uit te voeren. Tenslotte moet vooraf worden vastgesteld hoe het project het beste kan worden gefaseerd om het project tijdens de uitvoering te kunnen blijven beheersen.

Opdracht 7.1 Definieer de projectdefinitie en de projectopdracht

Theorieboek: paragraaf 7.3.

Verwerkingsvorm: Groepswerk + bespreking in de klas.

Auteur: Bert Hedeman

De korpsleiding van de regiopolitie Amsterdam-Amstelland heeft in haar beleidsvoornemens kenbaar gemaakt directer te willen sturen op personeelsaangelegenheden. Om de communicatie met de Dienst Personeel en Organisatie (DPO) te intensiveren wil men deze medewerkers fysiek in haar omgeving hebben. Hierdoor kan het overleg worden verbeterd en zijn dossiers snel voorhanden. Er is echter onvoldoende ruimte voor de inhuizing van DPO in het hoofdbureau aan de Vijzelgracht.

Daarom is besloten om de Dienst Centrale Recherche (DCR) te verplaatsen naar een onlangs aangekocht pand aan de Elandsgracht. DCR is de enige dienst, die bij de verhuizing voldoende ruimte vrijmaakt voor DPO en past binnen de beschikbare ruimte aan de Elandsgracht. Alternatieve locaties voor DCR zijn niet voorhanden. De korpsleiding heeft de OR over de beslissing geïnformeerd. Bouwtekeningen van het pand aan de Elandsgracht zijn beschikbaar. De verhuizing van DCR naar dit pand maakt het tevens mogelijk de arbeidsomstandigheden voor DCR-medewerkers te verbeteren.

Het nieuwe pand aan de Elandsgracht dient van binnen nog geheel te worden opgeknapt en ingericht. De DCR heeft al een Programma van Eisen ontwikkeld waarin ook hun kwaliteitsverwachtingen staan verwoord. Voor een deel zal het huidige meubilair van de DCR kunnen worden gebruikt. Voor een deel zal nieuw meubilair moeten worden gekocht. Aan het exterieur van het pand hoeft niets te gebeuren.

De verhuizing zal worden geregeld door een lokaal verhuisbedrijf, waarmee in het verleden door de Facilitaire Dienst (FD) al vaker zaken is gedaan. Over het contract wordt nog onderhandeld door de Dienst Materiële Ondersteuning (DMO). Voor het ontwerp van het pand aan de Elandsgracht zal een architect worden ingehuurd. De architect zal ook het verbouwingsplan opstellen en samen met de kantoorinrichter het inrichtingsplan. De kantoorinrichter zal een overzicht maken van de aantallen en de specificaties van het aan te kopen meubilair. De verbouwing zal waarschijnlijk worden uitgevoerd door een van de vaste huisaannemers.

De verhuizer zal het meubilair plaatsen volgens het inrichtingsplan. De verhuizer zal een verhuisplan opstellen en ter goedkeuring voorleggen aan de opdrachtgever. De verbouwing en de verhuizing lopen parallel aan een interne reorganisatie van de DCR. Het is nu nog niet duidelijk hoe de inrichting van de nieuwe organisatie wordt. Er is grote onrust bij de medewerkers van de DCR over de op handen zijnde reorganisatie.

De korpsleiding wil dat de verhuizing binnen 6 maanden is afgerond. De huur van het huidige pand van DPO is reeds opgezegd en moet dan leeg worden opgeleverd. Een eerste tijdsraming geeft aan, dat de planning krap is en dat er niet veel speling is in de beschikbare tijd. Er is daarbij aangenomen, dat het nieuwe meubilair op tijd kan worden geleverd. De operationele werkzaamheden van de DCR mogen onder géén voorwaarde worden verstoord. Daarom zal de verhuizing buiten kantoortijden moeten worden uitgevoerd. De leveranciersselectie dient uitgevoerd te worden in overeenstemming met de interne standaard voor externe contractering: voor elke aanbesteding dienen minimaal drie aanbieders te worden uitgenodigd om offerte uit te brengen.

De korpsleiding vindt het belangrijk dat het nieuwe pand modern wordt ingericht. De stijl moet het tenminste gelijk zijn aan het pand, dat vorig jaar in gebruik is genomen. Verder mag het gebruik van oud en nieuw meubilair geen rommelige indruk geven. Per verdieping moet eenzelfde meubilair worden gebruikt. Als dit qua aantallen slecht uitkomt, mag eventueel ook het meubilair op een verdieping verschillen, als dan maar per afdeling per verdieping eenzelfde meubilair wordt gebruikt.

Mr. Piet Hein, korpschef Amsterdam Amstelland, heeft je namens de korpsleiding gevraagd het ontwerp, de verbouwing en verhuizing van de DCR naar het nieuwe pand aan de Elandsgracht te managen als Projectmanager. Tijdens de projectuitvoering rapporteert u rechtstreeks aan hem. Projectborging zal worden uitgevoerd door de afdeling Project Control. Uw inzet is bevestigd in een inkooporder van DMO.

  1. Definieer aan de hand van bovenstaande casus de projectopdracht.
  2. Welke inzichten uit deze opdracht zijn van belang voor de aanpak van je stage- of afstudeeropdracht? Met welke mensen ben je in gesprek om tot een goede projectdefinitie en -opdracht te komen? Wat is jouw taak daarin?

Opdracht 7.2  Fasering: nadenken over een optimale aanpak

Theorieboek: paragraaf 7.7.

Verwerkingsvorm: Groepswerk + bespreking in de klas

Auteur: Bert Hedeman

Xantia gebruikt een administratief systeem van Ypsilom ter ondersteuning van zijn logistieke, financiële, inkoop- en HRM-processen. Dit systeem is geheel aangepast aan de procedures binnen Xantia. De leverancier heeft de directie gemeld, dat zij vanaf volgend jaar dit systeem niet verder zal onderhouden. Xantia moet daarom op zoek naar een alternatief systeem, dat het bestaande systeem kan vervangen. De directie besluit om tegelijkertijd van de gelegenheid gebruik te maken de bestaande procedures te optimaliseren. Dit brengt echter grote risico’s met zich mee. Gekozen wordt om eerst één of twee pilots uit te voeren met enkele deelprocessen.

  1. Ontwerp een fasering welke Xantia een optimale controle biedt op het uit te voeren project.
  2. Van welke faseringstechnieken heb je hierbij gebruik gemaakt?
  3. Welke beslismomenten zou jij de opdrachtgever willen adviseren en waarom?

Kennistoets Projectstart en projectfasering

  1. Uit welke onderdelen bestaat een projectopdracht? Geef per onderdeel een korte toelichting.
  2. Uit welke onderdelen bestaat een heldere projectdefinitie? Geef per onderdeel een korte toelichting.
  3. Wat zijn de belangrijkste taken in de definitiefase van een project?
  4. Wat is het verschil tussen een project-start-up en een kick-off?
  5. Beschrijf in eigen woorden wat ‘faseren’ is en waarom faseren van belang is.
  6. Wat is een beslispunt en wat is een mijlpaal?
  7. Wat is lineaire fasering? Geef een voorbeeld.
  8. Wat is parallelle fasering? Geef een voorbeeld.
  9. Wat is ontwikkelfasering? Geef een voorbeeld.
  10. Wat is versiefasering? Geef een voorbeeld.
  11. Worden in het Theorieboek projecten beschouwd als projecten in ruime zin of projecten in enge zin? Wat is het verschil?