8. Projectorganisatie

 

Terug – Projectorganisatie – Theorie – Toepassing – Kennistoets

8. Projectorganisatie

Dit hoofdstuk beschrijft hoe de besturing van een project het beste kan worden ingericht en wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn van de verschillende rollen.

Theorie Projectorganisatie

In dit hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • Het principe van de klant-leverancierrelatie;
  • De projectmanagementstructuur met de bijbehorende rollen;
  • Het linking-pin principe voor de verschillende in te regelen overleggen;
  • Het RACI-model om de verantwoordelijkheden van de verschillende rollen vast te leggen.

Toepassing Projectorganisatie

Bij de start van een project moet altijd de projectorganisatie opnieuw worden ingericht. Het moet voor de start van de uitvoering van het project duidelijk zijn wie welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft. Tijdens de verschillende faseovergangen moet worden nagegaan of de projectorganisatie moet worden aangepast aan de nieuwe situatie.

Opdracht 8.1 Inrichting stuurgroep

Stel een stuurgroep samen en licht de keuzes toe.

Theorieboek: paragraaf 8.6

Verwerkingsvorm: Groepswerk + bespreking in de klas.

Auteur: Bert Hedeman

Xania heeft Ypsilon de opdracht gegeven een nieuw ICT-systeem in te richten voor de logistieke dienst. Vanuit Xania hebben de heren Janssen, hoofd Inkoop en Tilanus, hoofd ICT de onderhandelingen gevoerd. Verder zijn de heren Verdun, directeur Logistiek en Verbiest, hoofd Magazijnen bij de formulering van de opdracht betrokken geweest. Directeur Petersen heeft namens Ypsilon de onderhandelingen gevoerd. De algemeen directeur van Xania De Groot heeft je gevraagd het project LOGISTIC te managen. Ook de verschillende processen in het magazijn moeten worden aangepast.

  1. Welke partijen dienen in de stuurgroep te worden vertegenwoordigd?
  2. Hoe zou jij de stuurgroep van dit project willen inrichten en waarom?
  3. Richt jij voor je stage- of afstudeeropdracht ook een stuurgroep in? Zo ja, welke partijen zou je daarin vertegenwoordigd willen zien?

Opdracht 8.2 Opstellen van een RACI-model

Theorieboek: paragraaf 8.7

Verwerkingsvorm: Groepswerk + bespreking in de klas.

Auteur: Bert Hedeman

In het in Opdracht 8.1 beschreven project LOGISTIC heb je drie teams benoemd; één voor het aanpassen van de software aan de specifieke wensen van de eigen organisatie; één voor de noodzakelijke aanpassingen van de hardware en de infrastructuur en één team voor het ontwerpen en aanpassen van de interne procedures. Ieder team wordt aangestuurd door een teammanager. Jij bent de algemeen projectmanager. Je rapporteert aan de stuurgroep. De sofware wordt geleverd door de firma Ypsilon.

De specificaties worden door de eigen mensen van Xania opgesteld. Op basis daarvan kan de totale  scope worden bepaald en het projectplan worden opgesteld. Voor de werkzaamheden van ieder team kunnen vervolgens de werkpakketten met daarin de start- en opleverdata van de afzonderlijke producten worden gedefinieerd. Tenslotte kunnen de teamplannen worden opgesteld en de inhoudelijke werkzaamheden worden uitgevoerd.

  1. Stel een RACI-model op voor de verschillende taken. Maak gebruik van het RACI-schema.

Kennistoets Projectorganisatie

  1. In welke fasen komt de projectorganisatie tot stand?
  2. Wie wordt in het kader van projecten beschouwd als ‘klant’ en wie als ‘leverancier’?
  3. Wat is de relatie tussen de projectmanagementstructuur en de projectorganisatie?
  4. Hoe ziet het organogram van een complex project eruit? Wat zijn in het algemeen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende functies in dit organogram?
  5. Welke overlegvormen kent een dergelijk complex project meestal?
  6. Wat is een linking pin-structuur?
  7. Wat is de betekenis van de letters RACI in de verantwoordelijkhedenmatrix?
  8. Wat betekent het dat projectmanager “responsible” is voor het projectplan maar niet “accountable”?
  9. Wat betekent het dat gebruikers en leveranciers “Consulted” partijen zijn bij het opstellen van het Programma van Eisen en het Projectplan?