9. Eisen en doelen

 

Terug – Eisen en doelen – Theorie – Toepassing – Kennistoets

9  Eisen en doelen

Dit hoofdstuk beschrijft hoe de eisen en doelen van een project worden gedefinieerd en gemanaged.

Theorie Eisen en doelen

In dit hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan de orde:

  • De verschillende niveaus van doelbepaling;
  • De samenhang tussen doelen, resultaat, eisen en aanpak van een project;
  • De betekenis en de inhoud van een business case.

Toepassing Eisen en doelen

De eisen en doelen en de levensvatbaarheid van het project worden al op hoofdlijnen bepaald vóór de start van het project en zijn input voor de beslissing  van het bedrijfs- of programmamanagement om het project wel of niet te initiëren. Tijdens de start van het project worden de eisen en doelen nader gedefinieerd en wordt de business case van het project verder uitgewerkt en getoetst. Tijdens het project worden de eisen en doelen en de business case bewaakt. Tenminste tijdens de faseovergangen worden de eisen en doelen van het project gereviewd en zo nodig geactualiseerd. Als het project niet meer levensvatbaar is moet het project worden beëindigd.

Opdracht 9.1 Doel, resultaat, eisen, aanpak, alternatieven en baten van het project

Theorieboek: paragrafen 9.2, 9.3, 9.4 en 21.5

Verwerkingsvorm: Groepswerk + bespreking in de klas.

Auteur: Bert Hedeman

Je bent de projectmanager van het in Opdracht 8.1 beschreven project LOGISTIC, de ontwikkeling van een nieuw ICT-systeem voor de logistieke dienst en aanpassing van de logistieke systemen bij het bedrijf Xania.

De huidige applicatie welke in het magazijn wordt gebruikt om de voorraden bij te houden is sterk verouderd. De leverancier van de applicatie heeft ook al aangegeven vanaf volgend jaar de applicatie niet verder te onderhouden. Daarom moet op korte termijn een nieuw logistiek systeem worden ingevoerd. De bedrijfsleiding van Xania hoopt dat als het project LOGISTIC is afgerond alles weer state of the art is en dat bestellingen ook eenvoudiger kunnen worden doorgevoerd. Daarom zal naast de nieuwe applicatie ook het aantal invoerstations worden uitgebreid en een directe koppeling worden gemaakt met het verkoopsysteem. Zo kan Verkoop voortaan ook direct zien welke goederen op voorraad zijn, wanneer nieuwe leveringen worden verwacht en wanneer de verschillende goederen zullen worden uitgeleverd.

Belangrijk is wel dat de afdeling Verkoop en het magazijn geen last hebben van de implementatie en dat werkzaamheden niet hoeven te worden stilgelegd. Daarom zal het nieuwe logistieke systeem gefaseerd worden ingevoerd en zullen de bouwactiviteiten buiten de normale werktijden worden uitgevoerd. Xania wil met het nieuwe systeem de continuïteit van haar diensten kunnen garanderen en tevens de service naar haar klanten verbeteren.

Als het project LOGISTIC is afgerond kunnen bestellingen eenvoudiger in het magazijn worden doorgevoerd. Dat scheelt voor de mensen die het werk moeten uitvoeren tijd en veel frustratie. Daarnaast kunnen de bestellingen eerder in het magazijn worden ingeboekt en worden geleverd, met als gevolg minder voorraad, tevredener klanten en sneller factureren. Dat laatste scheelt naar verwachting zeker gemiddeld  € 100.000,- in het benodigde werkkapitaal.

  1. Formuleer op basis van bovenstaande casus de doelen, het projectresultaat, de eisen en een mogelijke aanpak.
  2. Geef voor het project LOGISTIC een drietal alternatieven welke je als opties zou meenemen bij het opstellen van de business case.
  3. Wat zijn de beoogde economische baten van het project?
  4. Welke andere baten neem je mee in de beoordeling van het project?
  5. Bespreek voor een aantal van de door jou of door anderen in de groep afgeronde stage- en/of afstudeeropdrachten het beoogde resultaat, de gestelde eisen en de verwachte baten.

Kennistoets Eisen en doelen

  1. Omschrijf de begrippen ‘organisatieresultaat’ (projectdoel), ‘projectresultaat’, ‘projecteis’, ‘projectdoel’ in enge zin en de projectaanpak.
  2. Geef aan op welke factoren de projectaanpak betrekking kan hebben.
  3. Vanuit welke invalshoeken kan een project beoordeeld worden?
  4. Uit welke elementen  bestaat de inhoud van de business case? Geef bij ieder element een korte toelichting.
  5. Beoordeel de uitspraak “na het vaststellen van de business case wordt geen aandacht meer gegeven aan dit document”.
  6. Wat zijn baten van een project?