6. Belanghebbenden & projectsucces

 

Terug – Belanghebbenden & projectsucces – Theorie – Toepassing – Kennistoets

6  Belanghebbenden en projectsucces

Dit hoofdstuk gaat over het permanent, gedurende het gehele project van voorbereiding tot nazorg, betrekken van belanghebbenden bij een project. Hoe eerder en beter de projectmanager dit in kaart brengt, des te groter de kans op succes.

Theorie Belanghebbenden en projectsucces

De volgende praktijktheoretische begrippen komen in dit hoofdstuk aan de orde:

  • Bij elk project zijn altijd verschillende belanghebbenden betrokken bij de verschillende resultaten van een project;
  • Voor elk project kunnen verschillende analyses worden uitgevoerd om de posities van die belanghebbenden ten opzichte van een project in kaart te brengen;
  • Dit kan leiden tot het bepalen van de hoeveelheid en het soort aandacht dat de projectmanager aan deze verschillende belanghebbenden moet besteden.

Toepassing Belanghebbenden en projectsucces

De opdrachten hierna kunnen je helpen bij het toepassen van de theorie in concrete situaties.

Vooral in de voorbereidingsfase maar ook in de definitiefase wordt vaak te weinig aandacht besteed aan het in kaart brengen van de verschillende belanghebbenden bij een project en de wijze waarop zij zich vanuit hun belang geredeneerd zullen opstellen t.a.v. dat project. De gevolgen hiervan zijn vaak onverwachte veranderingen van de opdracht of de scope van een project, terugkomen op eerder genomen besluiten en onverwachte weerstanden.

Opdracht 6.1  Belanghebbenden rondom projecten

In deze opdracht ontwikkel je een beeld van de belanghebbenden rondom projecten. Je doet dit aan de hand van een studieproject of je stage.

Theorieboek: paragraaf 6.2 en 6.3.

Verwerkingsvorm: Individuele reflectie.

Auteur: Teun van Aken

Neem een eigen voorbeeld van een resultaatgerichte opdracht in gedachten en maak de volgende opdrachten:

  1. Benoem de verschillende belanghebbenden bij je project.
  2. Check welke van de 10 genoemde belanghebbenden in par 6.2 van het Theorieboek bij jouw project voorkomen en of dat een volledige opsomming is.
  3. Maak een overzicht van hun verantwoordelijkheden (dus concretiseer daarmee Tabel 6.01 in het Theorieboek).

Voor extra verdieping zie het artikel Teun van Aken & Roel Riepma: Projectleiderschap in Rijnlands/Europees perspectief dat je via deze link kunt downloaden.

Opdracht 6.2: Krachtenveld- en een houdingsanalyse

Op basis van de analyse in Opdracht 6.1 voer je nu een krachtenveld- en houdingsanalyse uit op de positie van die belanghebbenden.

Theorieboek: paragraaf 6.4.

Verwerkingsvorm: Individuele reflectie.

Auteur: Teun van Aken

Neem dezelfde belanghebbenden als bij Opdracht 6.1.

  1. Vul eerst figuur 6.01 uit het Theorieboek in en let goed op welke belanghebbenden in meer dan één veld voorkomen.
  2. Voer een houdingsanalyse uit m.b.v. Tabel 6.03 in het Theorieboek.
  3. Ga na welke beïnvloedingsmogelijkheden je hebt van de ‘vijand’, de ‘twijfelaar’ en de ‘opponent’ en bedenk hoe je daar b.v. de ‘bondgenoot’ bij kunt gebruiken.
  4. Trek conclusies over de hoeveelheid en het soort aandacht dat je aan de verschillende belanghebbenden moet besteden.

Voor extra verdieping bij deze en de volgende opdracht zie hoofdstuk 14 Krachten en belangen in en om projecten in: J. Bos & E. Harting, Projectmatig creëren 2.0; Scriptum, Schiedam, 2006.

Opdracht 6.3  SWOT-analyse belanghebbenden

Neem bij deze opdracht een voorbeeld van een project dat je samen met medestudenten moest/moet gaan uitvoeren.

Theorieboek: Paragraaf 6.4.

Verwerkingsvorm: Groepsgewijze bespreking.

Auteur: Teun van Aken

  1. Som de interne zwaktes en sterktes op van dit project.
  2. Maak een zo realistisch mogelijk overzicht van de externe kansen die je zou kunnen benutten en van de externe bedreigingen die je project in gevaar zouden kunnen brengen.
  3. Welke kansen kunnen we benutten door gebruik te maken van de sterktes?
  4. Welke bedreigingen kunnen we afwenden door gebruik te maken van de sterktes?
  5. Welke zwakke kanten kunnen ons verhinderen kansen te benutten?
  6. Welke zwakke kanten kunnen ervoor zorgen dat bedreigingen ernstige risico’s gaan vormen?
  7. Trek nu conclusies over de mogelijkheden voor projectsucces en bepaal welke antwoorden op de vragen 3 t/m 6 jullie gaan omzetten in concrete activiteiten. Wie wordt verantwoordelijk voor welke actie?

Kennistoets Belanghebbenden en projectsucces

Bij de toepassingsopgaven heb je ontdekt hoe vaardig je bent in het gebruik van de theorie. De kennistoets is bedoeld om voor jezelf zeker te zijn dat je alle begrippen paraat hebt. Dat is handig voor die situaties waarin je aan anderen moet uitleggen waarom je dit soort analyses uitvoert voordat je start met een project.

  1. Wat is een Krachtenveldanalyse?
  2. Wat is een Relevantieanalyse?
  3. Wat is een Houdingsanalyse?
  4. Waarvoor kun je een SWOT-analyse gebruiken?
  5. Waarom is de gebruiker de belangrijkste belanghebbende?